FACULTAD
DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
CARRERA CONTADURÍA
PÚBLICA
UNIDAD DE POSTGRADO
MONOGRAFÍA
“DIPLOMADO INTERMEDIO EN
CONTROL FINANCIERO Y FISCALIZACIÓN TRIBUTARIO
MAESTRÍA en auditoria gubernamental
y control de gestión
tema: “EVALUAR LA CONFIABILIDAD de
los registros y de la ejecución presupuestarÍa DEL rubro DE ACTIVOS fijo DE LA facultad
de derecho y ciencias POLÍTICAS DEPENDIENTE DE la universidad mayor de san
ANDRÉS – GESTIÓN 2017”
Postulantes: Lic. Marina Condori
Laura
Docente: Libardo Tristancho
Ph.D.
LA
PAZ – BOLIVIA
NOVIEMBRE DE 2018
AGRADECIMIENTO
Ante todo, agradezco a Dios y a mis Padres Tiburcia Laura
Mendoza y Francisco Condori Limachi, por todo su apoyo y comprensión que me
dieron desde el momento de mi concepción y por enseñarme valores éticos que me
permitan ser una mejor persona.
A mi hermana Isabel Condori Laura, por su constante apoyo en los
momentos buenos y malos de mi vida.
Al Tutor Libardo Tristancho Ph.D, por su tiempo y conocimientos
transmitidos en el Módulo XI “Taller de Investigación II”.
ÍNDICE
RESUMEN EJECUTIVO
El
Objetivo del presente Trabajo de
Investigación es emitir una Conclusión sobre la Confiabilidad de los Registros
y Estados de Ejecución Presupuestaria del Rubro de Activos Fijos de la Facultad
de Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de la Universidad Mayor de San
Andrés, para determinar la Razonabilidad de su exposición en los Estados
Financieros mediante la aplicación de las Normas de Auditoría Gubernamental
para Auditorías Financieras.
Para
el desarrollo de la presente investigación se aplicaron técnicas de Auditoría
Financieras establecidas en las Normas de Auditoria Gubernamental, emitidas por
la Contraloría General del Estado de Bolivia, en todo el Proceso de la misma desde
la Etapa de Planificación, Etapa de Ejecución y en la Etapa de Comunicación de
Resultados.
En
base a los resultados obtenidos en la presente investigación, se concluyó que
los Registros Contables y los Estados Presupuestarios correspondiente al Rubro
del Activo Fijo de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de
la Universidad Mayor de San Andrés al 31 de diciembre de 2017, presenta
Información Confiable en todos sus aspectos significativos, teniendo como
excepciones las siguientes observaciones de Control Interno:
ü Inmuebles
sin asignación a un responsable para su custodia.
ü Registro
de Adiciones en el Inventario de Bienes Inmuebles no Especificados ni
Consolidados al Valor del Bien.
En este
sentido, sobre la base de los resultados de la Investigación y con la finalidad de
mejor el Control Interno, se Recomiendo al Señor Rector de la Universidad Mayor
de San Andrés, en cumplimiento a los Procedimientos establecidos, instruir en
forma escrita, a la Dirección Administrativa Financiera de la UMSA, como a los
Responsables de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, tomar las acciones
correspondientes para subsanar e implantar las recomendaciones de Control
Interno reportadas en las Conclusiones del presente Trabajo de Investigación.
.
INTRODUCCIÓN
La
presente investigación, tiene como objetivo evaluar la Confiabilidad de los
Registros y Ejecución Presupuestaria del Rubro de Activos Fijos de la Facultad
de Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de la Universidad Mayor de San
Andrés – gestión 2017, mediante la aplicación de las Normas de Auditoría
Gubernamental para Auditorías Financieras.
Se
realizó el presente trabajo de investigación con la finalidad de describir los
antecedentes y Normativa aplicable a la Auditoría de Confiabilidad de los
Registros y Estados Financieros de la UMSA, el mismo que ha sido desarrollado
en base a documentos emergentes de las Actividades relacionadas al Rubro de
Activos Fijos, con el objeto de establecer la Confiabilidad del Rubro de
Activos Fijos de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas dependiente de la
Universidad Mayor de San Andrés y determinar la exposición de los Registros y
Estados Financieros de donde emergen el Informe de Control Interno buscando una
adecuada aplicación y cumplimiento de los Principios y Normas que regulan el
manejo y Administración de los Activos Fijos.
CAPÍTULO I
DESARROLLO DEL PROBLEMA
1.1.
IDENTIFICACIÓN
Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En
la gestión 2017 los Activos Fijos de la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas representaban el 25% del total de los Activos Fijos de la Universidad
Mayor de San Andrés, situación que determinaba que este rubro era relevante.
Situación que determina que el Rubro del Activo Fijo es relevante en los
Estados Financieros de la UMSA al 31 de diciembre de 2017. Por lo tanto, es
importante que se haga un análisis de la confiabilidad de los Registros y
Ejecución Presupuestaria del Activo Fijo de la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas al 31 de diciembre de 2017.
La
Auditoría Financiera definida en las Normas de Auditoría Gubernamental, es la
revisión de los Estados Financieros de la Institución que son aprobados por la
Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la UMSA, con la finalidad de verificar si
dichos Estados Financieros están presentados de forma razonable de acuerdo con
las Normas aplicables a este tipo de Auditoría, la exposición de los Estados
Financieros conlleva una incertidumbre sobre la Confiabilidad de las
afirmaciones de la gerencia a una fecha determinada, por lo tanto tales pueden
ofrecer un alto nivel de seguridad y razonabilidad, aplicando los Principios de
Contabilidad, Normas Básicas y secundarias de los Sistemas de Contabilidad y
Administración que los regula y la
eficacia de los Controles Internos establecidos, dando cumplimiento al Marco
Normativo vigente para la ejecución de este tipo de Auditorías referido en el Art.
27 inciso e) de la Ley 1178, que señala para las Entidades del Sector Público
definidas en los Art. 3 y 4 de la citada Ley, cuyo incumplimiento puede generar
indicios de Responsabilidad por la Función Pública.
1.1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Las
adecuadas Etapas de Planificación, Trabajo de Campo y Comunicación de
Resultados de la Evaluación de Confiabilidad de los Registros y Ejecución
Presupuestaria al 31 de diciembre del 2017, del Rubro Activo Fijo, de la
Facultad Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de la Universidad Mayor de
San Andrés, permitirá emitir una Opinión sobre la Confiabilidad del Rubro,
asimismo establecer Deficiencias y Excepciones relacionadas con este Rubro para
formular Recomendaciones tendientes a subsanarlas?
1.2.
DETERMINACIÓN
DE OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
El
Objetivo del presente Trabajo es emitir una Opinión Independiente sobre la
Confiabilidad de los Registros y Ejecución Presupuestaria del Rubro de Activos
Fijos de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas dependiente de la
Universidad Mayor de San Andrés, para determinar la razonabilidad de su
exposición en los Estados Financieros mediante la aplicación de las Normas de
Auditoría Gubernamental para Auditorías Financieras.
1.2.2. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
Según
lo señalado en las Normas de Auditoría Gubernamental para Auditoría Financiera,
reuniendo Información válida, suficiente y competente sobre las afirmaciones de
los Estados Financieros aprobados por la MAE; nuestros Objetivos específicos
tienen relación directa con las siguientes Afirmaciones:
·
Realizar una
verificación física de los Activos Fijos más significativos y que estos estén
en uso, y al mismo tiempo verificar la existencia de la documentación de
propiedad y de las operaciones suscitadas de la Cuenta del Activo Fijo en la
gestión 2017. (EXISTENCIA - PROPIEDAD)
·
Establecer la precisión
numérica de los Estados de Cuenta del Activo Fijo, incluyendo los cálculos de
Depreciación y actualización. (EXACTITUD)
·
Verificar el método de
Depreciación de los Activos Fijos y que estén basados bajo las Normas vigentes.
(VALUACIÓN)
·
Verificar la exposición
de las Cuentas del Activo Fijo incluyendo el Método de Depreciación, revelando
Información adecuada en los Estados Financieros de la UMSA, al 31 de diciembre
del 2017. (EXPOSICIÓN Y REVELACIÓN).
1.3.
ALCANCE
DE LA INVESTIGACION
Este
Trabajo de investigación se efectuará de acuerdo con las Normas de Auditoría
Gubernamental aplicables a la
Auditoría Financiera (NAG del 221 al 225), aplicados en el análisis del
Rubro de Activo Fijo de la Facultad
de Derecho y Ciencias Políticas de
la UMSA, durante el período comprendido entre el 1º de Enero y el 31 de
Diciembre de 2017.
1.4.
JUSTIFICACIÓN
1.4.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
Una de las tareas del auditor
financiero es el de aportar una Seguridad Razonable a la Información sujeta a
Examen de los Estados Financieros, con el propósito de dar cumplimiento a la
evaluación de Controles Internos implantados para la optimización de la
Eficiencia y Eficacia de las Operaciones y Transacciones que realiza la UMSA.
El presente trabajo de investigación busca
realizar la Planificación, Trabajo de Campo y Comunicación de Resultados. Por
otra parte, busca cumplir con lo dispuesto en el Art. 27 inciso e) de la Ley
1178, que establece que se tiene que realizar la evaluación de la Confiabilidad
de los Registros y Estados Financieros. Que es concordante con lo establecido
en las Normas de Auditoría Gubernamental
aplicables a la Auditoría Financiera (NAG 221 - 225) aprobadas por la Contraloría
General del Estado mediante Resolución CGR/094/2012 del 27 de Agosto de 2012.
1.4.2. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
Nuestro
Examen se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental
aprobadas por la Contraloría General del Estado, así como en el marco de la Ley
1178 de Administración y Control Gubernamentales, Marco del ordenamiento Legal
que rige el Sistema Nacional de Universidades, Resoluciones del Honorable
Consejo Universitario. La realización del presente Trabajo de Auditoría
prácticamente nos permitió aplicar los conocimientos adquiridos durante la
formación académica Universitaria, obtener la vivencia Práctica de cómo
funciona la UMSA, específicamente opinar respecto a la Confiabilidad del saldo
del Rubro Activos Fijos de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas
dependiente de la Universidad Mayor de San Andrés al 31 de diciembre de
2017.
1.4.3. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
Para
cumplir con los Objetivos planteados en el presente Trabajo de Investigación y
respetando así las Normas de Auditoría Financiera (NAG 221 - 225) que establece
que se debe Planificarse de tal forma que los Objetivos del Examen sean
alcanzados Eficientemente.
Para tal
propósito se aplicará los siguientes métodos:
·
Método Analítico: Este Método implica la separación
de un todo en sus partes o en sus elementos constitutivos, es así
que evaluaremos el saldo de la Cuenta Edificios.
·
Método Deductivo:
Consiste en tener Principios Generales y Procedimientos para aplicarlos en
hechos Individuales y Particulares por deducción, solo se pretende especificar
las características y variables conformadas por el Objeto de estudio.
1.4.4. JUSTIFICACION
PRÁCTICA
La Metodología que se aplicó en
el Examen, fue en base a Pruebas de Recorrido y Cumplimiento, posteriormente se
realizó Pruebas de Análisis Sustantivo, con la finalidad de determinar el grado
de cumplimiento y aplicación de Normas,
Procedimientos generales y Disposiciones Legales Vigentes, que sustentan la
Información de los Registros y
Estados Financieros de la UMSA,
para tal propósito se aplicó Pruebas de Auditoría y se revisó la Documentación e Información que
permitan respaldar nuestra Opinión Independiente. Para el efecto el
Trabajo se ejecutó en tres fases:
a)
Planificación
La
Planificación es la primera Función Administrativa, es la base para las demás
funciones, por eso es imprescindible para una Auditoría; razón por la cual, se
hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir, además que
proporciona un panorama total del Trabajo y facilita el estudio inmediato de
los problemas más importantes; muestra el Trabajo realizado y por realizar,
evita titubeos ya que señala claramente la acción concreta a desarrollar,
permite distribuir el Trabajo y coordinarlo; da seguridad al mostrar por
escrito lo que se ha de hacer y elimina las eventualidades de la memoria. Por
su complejidad; una adecuada Planificación, constituye la única forma de
Controlar los Exámenes, Procedimientos y Pruebas que van a desarrollarse, y de
esta manera optimizar el tiempo al ejecutar las pruebas que han sido
programadas; proporciona un panorama total del Trabajo y facilita el estudio
inmediato de los problemas más importantes.
b) Ejecución
Se
aplicó Programas de Trabajo específicos elaborados en base al conocimiento de
las Operaciones, en los cuales se incluyeron Procedimientos orientados a
alcanzar el Objetivo de la Investigación, para concluir sobre la Veracidad de
la Información de los Documentos que respaldan las Operaciones analizadas en el
registro y ejecución del Presupuesto durante la gestión 2017.
c) Comunicación
de Resultados
Sobre la base de los
Resultados obtenidos, se emitió los Informes correspondientes, en concordancia
con lo establecido en la Normas de Auditoría Gubernamental, sobre la
confiabilidad de los Registros y Ejecución Presupuestaria del Rubro de Activo
Fijo de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de la
Universidad Mayor de San Andrés.
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACION
TEORICA
2.1.
MARCO CONCEPTUAL
El objetivo de este capítulo es el de presentar la fundamentación conceptual que será la base para
realizar el presente trabajo de investigación de la Confiabilidad de los
Registros y Ejecución Presupuestaria del Rubro de Activos Fijos de la Facultad
de Derecho y Ciencias Políticas, dependiente de la Universidad Mayor de San
Andrés en la gestión 2017.
2.1.1. AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Según
lo establece la Contraloría General del
Estado de Bolivia (2012) en el Manual de
Normas de Auditoría Gubernamental, indica que la Auditoria Gubernamental es la
acumulación y evaluación Objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia
entre la Información examinada y criterios establecidos.
WHITTINGTON,
O Ray, KURT Pany, (2016), menciona que la auditoria comprende una Revisión
Metódica y un Examen Objetivo de lo auditado incluyendo la verificación de
Información específica según lo determina el Auditor o lo establece la práctica
profesional general. El propósito de una Auditoría es, expresar una Opinión o
formar una Conclusión sobre el o los elementos sujetos al Examen”.
VELA
QUIROGA GABRIEL (2015), indica que la
Auditoría Interna es un Examen Objetivo y Sistémico de las Operaciones
Financieras y Administrativas realizado por Profesionales independientes, con
posterioridad a su ejecución con la finalidad de evaluar verificar y elaborar
un Informe que contenga Observaciones, Conclusiones, Recomendaciones y emitir
el dictamen si corresponde.
2.1.2. AUDITORÍA FINANCIERA
De
acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental de Bolivia (2012), la Auditoría
Financiera es la acumulación y Examen sistemático y Objetivo de evidencia, con
el propósito de:
Emitir una opinión
independiente respecto a si los Estados Financieros de la Entidad auditada
presentan razonablemente en todo aspecto significativo, y de acuerdo con las
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, la
Situación Patrimonial y Financiera, los resultados de sus operaciones, los
Flujos de Efectivo, la Evolución del Patrimonio Neto, la Ejecución
Presupuestaria de Recursos, la Ejecución Presupuestaria de gastos y los cambios
en la Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento.
Determinar la
Información Financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios
establecidos o declarados expresamente.
Si el Control Interno
ha sido diseñado e implementado para lograr los Objetivos.
2.1.3. AUDITORÍA DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y ESTADOS
FINANCIEROS.
La
GUÍA DE AUDITORÍA PARA EL EXAMEN DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y ESTADOS
FINANCIEROS emitida por la Contraloría General del Estado de Bolivia (2012),
indica que la Auditoría de Confiabilidad es el Examen correspondiente a la
evaluación del diseño y comprobación de los procedimientos de autorización,
segregación de funciones, diseño y uso de los documentos y registro a
apropiados, respaldo de las operaciones realizadas, acceso restringido a bienes, registros y archivos,
así como la revisión de la conformación de la Información Financiera con
respecto a los Principios y Normas dictadas por el Órgano Rector del Sistema de
Contabilidad Integrada o de ser necesario, los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptadas.
Considerando
el anterior concepto, se debe entender que la Confiabilidad es una condición
necesaria que deben presentar los Estados Financieros y la Información
Financiera para una adecuada toma de decisiones. Dicha condición debe ser validada
en la presente investigación en lo referente a los Registros y Ejecución
Presupuestaria de los Activos Fijos de la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas, en caso de ser confiable implica la inexistencia de errores o
2.1.4. PROCESO DE AUDITORÍA
Todo Trabajo de Auditoría tiene un punto
de inicio de tareas y un punto de finalización, entre ambos se dan una serie de
etapas y Procesos que pueden variar según las características de cada Área,
Dirección o Programa a Auditar de tal manera que el Trabajo realizado responda
a una Planificación de todos los aspectos inherentes a una Auditoría.
Sin embargo, cualquiera fuere el tamaño,
tipo o grado de complejidad del Área, Proyecto o Programa existente, etapas
básicas durante este Proceso que deberán llevarse a cabo. Estas son:
Actividades
previas al Trabajo de Campo.
Planificación.
Ejecución
del Trabajo.
Conclusión
y Comunicación de Resultados.
2.1.5. INFORME DE CONFIABILIDAD
Como resultado de la
Auditoría sobre la Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros se debe
emitir el Informe respectivo, cuya opinión deberá estar sustentada en forma
suficiente, competente y pertinente por la evidencia acumulada y contenida en
los Papeles de Trabajo, pueden emitirse los siguientes Informes:
a)
Con salvedades
Cuando
se han comprobado Desviaciones a los Principios de Contabilidad y/o
Limitaciones al Alcance del Trabajo que no afectan de manera sustancial la
presentación Confiable de los Registros y Estados Financieros en su conjunto,
pero que tales Desviaciones y/o Limitaciones son significativas con relación a
los niveles de Importancia Relativa establecidos.
b)
Adversa o negativa
Cuando
se determina que las Desviaciones en la aplicación de los Principios y Normas
dictadas por el Órgano Rector del Sistema de Contabilidad Integrada o, en su
caso, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, afectan de manera
sustancial la Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros en su
conjunto.
c)
Abstención
Cuando
existan Significativas Limitaciones al Alcance del Trabajo que no le permitan
al Auditor Gubernamental emitir un Juicio Profesional sobre la Confiabilidad de
los Registros y Estados Financieros en su conjunto.
Toda vez que se emita una Opinión con
Salvedades, adversa o una Abstención de Opinión, deberá señalarse en párrafos
separados que precedan al de Opinión, la naturaleza de la Salvedad y/o
Limitación que dieron lugar a la misma, así como, de ser posible, sus efectos
sobre los Estados Financieros.
2.1.6. ACTIVO FIJO.
Los
Activos Fijos, son todos aquellos bienes tangibles que se utilizan en la
Actividad de la Entidad y que tienen una vida útil superior a un año y que no
estén destinados a la venta.
Conjunto
de Bienes Muebles y/o Bienes Inmuebles que posee una Entidad para utilizarla en
el desarrollo especifico de sus funciones.
Bienes:
Son bienes las cosas materiales e inmateriales que pueden ser objeto de
derecho, sean muebles, inmuebles, incluyendo de manera enunciativa y no
limitativa, bienes de consumo, fungibles y no fungibles, corpóreos o incorpóreos,
bienes de cambio, materias primas, productos terminados o semi-terminados,
maquinarias, herramientas, equipos, otros en estado sólido, líquido o gaseoso,
así como los servicios accesorios al suministro de éstos, siempre que el valor
de los servicios no exceda al de los propios bienes.
Según el Clasificador
Presupuestario de Gastos emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas
Publicas de Bolivia, se encuentra clasificado en el grupo Presupuestario 40000
Activos Reales, en sus diferentes partidas de gastos que son
utilizadas para la adquisición de Bienes duraderos, Construcción de Obras por
Terceros, compra de Maquinaria y Equipo y Semovientes. Se incluyen los
Estudios, Investigaciones y Proyectos realizados por Terceros y la contratación
de Servicios de supervisión de Construcciones y mejoras de Bienes Públicos de
Dominio Privado y Público, cuando corresponda incluirlos como parte del Activo
Institucional. Comprende asimismo los Activos Intangibles.
2.1.7. CONTROL INTERNO
La Norma 223.02 de
Auditoria Financiera, emitida por la Contraloría General del Estado de Bolivia,
señala: El Control Interno es un Proceso implementado por la dirección y todo
el Personal, diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable
para el logro de los Objetivos institucionales.
MANTILLA B. SAMUEL A
(2008), menciona que el Control Interno es diseñado e implementado por la
administración para tratar los Riesgos de Negocio y de Fraude identificados,
que amenazan el logro de los Objetivos establecidos, tales como la
Confiabilidad de la Información Financiera.
2.1.7.1.
COMPONENTES
DEL CONTROL INTERNO
CHOQUE MITA AUSBERTO (2013),
indica que el Control Interno consta de ocho componentes interrelacionados que
se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están
integrados a los Procesos administrativos, los cuales se clasifican:
a)
Ambiente de Control.
b)
Evaluación de Riesgos.
c)
Actividades de Control.
d)
Información y
comunicación.
e)
Monitoreo
f)
Supervisión
g)
Respuesta al Riesgo
h)
Establecimiento de
Objetivos.
El
Control Interno, no consiste en un Proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta solo al seguimiento, sino en un Proceso multidireccional
repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y
conforman un Sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones
cambiantes.
De esta manera, el
Control Interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y Filosofías de
administración. Así, mientras todas las Entidades necesitan de cada uno de los
componentes para mantener el Control sobre sus Actividades, el Sistema de
Control Interno de una Entidad generalmente se percibirá muy diferente al de
otro.
a)
AMBIENTE
DE CONTROL
Consiste en el
establecimiento de un entorno que estimule e influencie la Actividad del Personal con respecto al Control de sus
Actividades.
Es
en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros
cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los
propios Objetivos de Control. Este a su vez está compuesto por los factores de
Ambiente de Control que son:
ü Integridad
y valores éticos
Tiene como propósito establecer como propósito establecer
pronunciamientos relativos a los valores éticos y de conducta que se espera de
todos los miembros de la Organización durante el desempeño de sus Actividades,
ya que la efectividad del Control Interno
depende de la integridad y de valores de la gente que lo diseña y
lo establece.
Es importante tener en cuenta la forma en que son
comunicados y fortalecidos estos valores
éticos y de conducta la participación de alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia
dominante fija el tono necesario a través de su empleo. La gente imita a sus
líderes.
Debe tener cuidado con aquellos factores que puedan
inducir a conductas adversas a los valores éticos como pueden ser: Controles
débiles de los requeridos; debilidad de la función de Auditoría; inexistencia o inadecuada sanciones para
quienes actúan inapropiadamente.
ü Competencia
del Personal:
Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con
sus tareas.
ü Consejo
de Administración y/o comité de Auditoría:
Debido a que estos órganos fijan los criterios que perfilan el ambiente
de Control, es determinar que sus miembros cuenten con la experiencia,
dedicación e involucramiento necesario para tomar las acciones adecuadas e interactúen con los
Auditores Internos y Externos.
ü Filosofía
Administrativa y/o y estilo de Operación:
Los actores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la
Información Financiera, procesamiento de la Información y Principios y
criterios contables, entre otros.
Otros elementos que influyen en el ambiente de
Control se refieren a aspectos relacionados con: Estructura Organizativa,
delegación de autoridad y Responsabilidad y Políticas de Recursos Humanos.
El Ambiente de Control tiene gran influencia en la forma como se
desarrollan las operaciones, se establecen los Objetivos y se estiman los
Riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los Sistemas de
Información y con la supervisión en genera. A su vez es influenciado por la
historia de la Entidad y su nivel de cultura administrativa.
b)
EVALUACIÓN
DE RIESGOS
El segundo componente de Control, involucra la identificación y análisis
de Riesgos relevantes para
el logro de los Objetivos y base para determinar la forma en que tales Riesgos
deben ser manejados. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para
identificar y manejar Riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que incluyen en el entorno de la
Organización como en el Interno de la misma.
Para lo anterior, es
indispensable primeramente el establecimiento de Objetivos tanto a nivel global
de la Organización como al de las Actividades relevantes, obteniendo con ello
una base sobre la cual sean identificados y analizados los factores de Riesgos
que amenazan su oportuno cumplimiento.
La evaluación, o mejor
dicho la autoevaluación de Riesgos deben
ser unas Responsabilidades ineludibles para todos los niveles que están
involucrados en el logro de Objetivos.
ü Objetivos
Para todos es clara la
importancia que tiene este aspecto en cualquier organización, ya que representa
la orientación básica de todos los Recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un Control
Interno efectivo. La fijación de Objetivos es el camino adecuado para
identificar factores críticas de éxito, particularmente a nivel de Actividad
relevante. Una vez que tales factores críticos de éxito, particularmente a nivel
de Actividad relevante. Una vez que tales factores han sido identificados, la
Gerencia tiene la Responsabilidad de
establecer criterios para medirlos y prevenir su posible ocurrencia través de
mecanismos a través de mecanismos de Control e Información, a fin de estar
enfocado permanentemente tales factores críticos de éxito.
El estudio del COSO
propone una categorización que pretende unificar los puntos de vista al
respecto. Tales categorías son los siguientes:
ü Objetivos de Operación
Son aquellos relacionados
con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la Organización.
ü Objetivos de
Información financiera.
Se refiere a la
obtención de Información Financiera contable
ü Objetivos de
Cumplimiento
Están dirigidos a la
adherencia a Normativa Legal y Reglamento Específicos, así como también a las
Políticas emitidas por la Gerencia (Administrativos y Contables).
En ocasiones la distinción
entre otros tipos de Objetivos es demasiado sutil, debido a que unos apoyan.
El logro de los Objetivos
ante mencionado está sujeto los siguientes eventos:
Controles
Internos efectivos proporcionan una garantía razonable de que los Objetivos de
Información Financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están
dentro del Alcance de la Gerencia. En
relación con los Objetivos de operación, las situación difiere debido a que
existen eventos fuera de Control de la empresa; sin embargo, el propósito de
los Controles en esta categoría está dirigido a evaluar la consistencia e
interrelación entre los Objetivos y metas en los distintos niveles, la
identificación de los factores críticos de éxito y la manera en que se reporta
el avance de los resultados y se implementen las acciones indispensable para
corregir desviaciones.
Todos los organismos
enfrentan Riesgos y estos deben ser evaluados.
ü Riesgos
El Proceso mediante el
cual se identifica, analizan y se manejan los Riesgos forma parte de un Sistema
de Control efectivo.
Para ello la
Organización debe establecer un Proceso suficientemente amplio que tome en
cuenta sus interacciones más importantes entre todas las áreas y de éstas con
el exterior.
Desde luego los Riesgos
a nivel global incluyen no sólo Factores Externos sino también Internos (Ej.
Interrupción de un Sistema de procesamiento de Información; calidad del
personal; capacidad o cambios en
relación con las Responsabilidades de la Gerencia).
Los Riesgos a nivel de
Actividad también deben ser identificados, ayudando con ellos a administrar los
Riesgos en las áreas o funciones más importantes. Desde luego las causas de
Riesgos en este nivel permanecen a un rango que va lo obvio hasta lo complejo y
con distintos grados de significación.
-
El análisis y su
Proceso, sin importar la metodología en particular, debe incluir entre otros
aspectos los siguientes:
Estimación
de la significancia del Riesgo y sus efectos. Evaluación
de la probabilidad de ocurrencia. Consideraciones
de cómo debe manejarse el Riesgo, evaluación de acciones que debe tomarse. Manejo
de Cambios
Este elemento resulta
de vital importancia debido a que está enfocado a la identificación de los
cambios que puede influir en la efectividad de los Controles Internos. Tales
cambios son importantes, ya que los Controles diseñados bajo ciertas
condiciones pueden no funcionar apropiadamente.
De lo anterior se
deriva la necesidades contar con un Proceso que identifique las condiciones que
pueden tener un efecto desfavorable sobre los Controles Internos y la seguridad
razonable de que los Objetivos sean logrados.
El manejo de cambios
debe estar ligado con el Proceso de análisis de Riesgos comentado anteriormente
y debe ser capaz de proporcionar Información para identificar y responder a las
condiciones cambiantes. La Responsabilidad primaria sobre los Riesgos, su
análisis y manejo es la de la gerencia, mientras que a la Auditoría (Interna o
externa) le corresponde apoyar el cumplimiento de tal Responsabilidad.
Existen factores que
requieren atenderse con oportunidad ya
que representa Sistemas relacionados con el manejo de cambio como son: nuevo
personal, Sistemas de Información nuevos
o modificados; crecimiento rápido; nueva tecnología, reorganización
corporativas, cambios como son: nuevo personal, Sistemas de Información nuevos
o modificados; crecimiento rápido ; nueva tecnología, Información nuevos o
modificados; crecimiento rápido; nueva tecnología, reorganizaciones
corporativas, cambios en las Leyes y Reglamentación, y otros aspecto de igual
trascendencia.
Los mecanismos
contenidos en este Proceso deben tener un marcado sentido de anticipación que
permita plantear e implantar las acciones necesarias. Tales mecanismos deben
responder a un criterio de costos beneficios.
c) ACTIVIDADES
DE CONTROL
Las Actividades de Control
son aquellas que realizan la Gerencia y demás personal de la Organización para
cumplir diariamente con Actividades asignadas, estas Actividades están
relacionadas con las Políticas, Sistemas y procedimientos principalmente. Como
ejemplo de estas Actividades se pueden mencionar la aprobación, autorización,
verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores Controles
(autoevaluación), por los Auditores Internos (durante la realización de sus
Actividades regulares, por Auditores Independientes y finalmente por
especialidades de otros campos (construcción, ingeniería de Procesos,
telecomunicaciones, exploración). Etc.
La metodología de evaluación
varía en un rango amplio que va desde cuestionarios y entrevistas hasta
técnicas cuantitativas y otras más sofisticadas. Sin embargo, lo verdaderamente
importante es la capacidad para entenderé las distintas Actividades,
componentes y elementos que integran un
Sistema de Control, ya que de ello depende la calidad y profundidad de las
evaluaciones. También es importante documentar las evaluaciones a un nivel
adecuado, con el fin de lograr mayor utilidad de ellas.
ü Reporte Deficiencia
El Proceso de comunicar las
debilidades y oportunidades de mejoramiento de los Sistemas de Control, debe
estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos,
con el fin de que implementen las acciones necesarias.
Dependiendo de la importancia
de las debilidades identificadas, la magnitud del Riesgo existe y la propiedad
de ocurrencia, se determina el nivel gerencia al cual deban comunicarse las Deficiencias.
ü Participantes y sus
responsabilidades
Todo el personal tiene alguna
Responsabilidad sobre el Control y debe asumir su propiedad.
Los Ejecutivos Financieros
tienen un papel importante en la forma en que la gerencia ejercita el Control,
no obstante que todo el Personal es responsable de Controlar sus propias áreas.
De igual manera, el Auditor Interno, contribuye a la marcha efectiva del
Sistema de Control, sin tener Responsabilidades directas sobre su
establecimiento y mantenimiento.
En ambos casos aportan
Información útil acerca del nivel de calidad del Sistema del Control y cómo
mejorarlo. El Consejo de Administración y el Consejo o Comité de Auditoría vigilan y dan atención al Sistema de Control
Interno.
Otras partes externas, como
son los Auditores Independientes y distintas Autoridades, contribuyen al logro
de los Objetivos de la Organización y proporcionan Información útil para el
Control Interno. Ellos no son responsables de su efectividad, ni forman parte
de él, sin embargo aportan elementos para su mejoramiento.
Internamente las
Responsabilidades sobre el Control corresponden conforme a los siguientes:
ü Consejo de
Administración, Establece no sólo la
misión y los Objetivos de la organización, sino también las expectativas
relativas a la Integridad y los Valores Éticos.
ü Gerencia: Debe asegurar que existe un ambiente propicio para el
Control.
ü Ejecutivos financieros.
Entre otras cosas, apoyan la
prevención y detección de reporte financieros fraudulentos.
ü Comité de Auditorías:
Es el Órgano que no
sólo tiene la Facultad de cuestionar a la Gerencia en relación con el
cumplimiento de sus Responsabilidades, sino también asegurar que tomen las
medidas correctivas necesarias.
ü Comité de Finanzas:
Contribuye cumpliendo con
Responsabilidades de evaluar la consistencia de los Presupuestos con los Planes
Operativos.
ü Auditorías Interna:
A través del Examen de la
efectividad y adecuación del Sistema de Control Interno y mediante
Recomendaciones relativas a su mejoramiento.
ü Área Jurídica:
Llevando a cabo la revisión
de los Controles y otros instrumentos Legales, con el fin de salvaguardar los
bienes e intereses de la Empresa.
ü Personal de la
Organización:
Mediante la Ejecución de las
Actividades que tiene cotidianamente asignadas y tomando las acciones
necesarias para su Control. También siendo responsable de comunicar
cualquier problema que se presente en las operaciones,
incumplimiento de Normas o posibles faltas al Código de Conducta y otras
violaciones.
Extremadamente la
participación de las Entidades Externas consiste en lo siguiente:
ü Auditores
Independientes:
Proporcionan al Consejo de
Administración y a la Gerencia un punto de vista Objetivo e independiente, que contribuye al
cumplimiento del logro de los Objetivos de los reportes Financieros, entre
otros.
ü Autoridades
Participan mediante el
establecimiento de requerimientos de Control Interno, así como en el Examen
directo de las operaciones de la
Organización, haciendo Recomendaciones
que lo fortalezcan.
2.2.
MARCO REFERENCIAL NORMATIVO
2.2.1. LEY Nº 1178 DE LOS
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTALES
La Ley 1178, es una Ley de
Administración y Control Gubernamental más conocida como Ley 1178 SAYCO, Norma
el Sistema de Administración y Control
Gubernamental , promulgada el 20 de Julio de 1990, que fue instaurada como
modelo de administración para el manejo de Recursos del Estado, el mismo establece Sistemas de
administración que se interrelacionan entre sí y con el Sistemas Nacionales de
Planificación y el Sistema Nacional de Inversión Pública, también establece el
Régimen de Responsabilidad por la función Pública.
Contiene Normas para Programar,
Organizar, Ejecutar y Controlar las Actividades administrativas y sobre todo la
captación y el uso racional de los Recursos Públicos. Permite por tanto, el
ajuste oportuno de las Políticas Municipales, los Programas, la prestación de
los Servicios Básicos y el cumplimiento de los proyectos de desarrollo. Todo el
sector Público y toda Persona Natural o Jurídica que reciba Recursos del Estado
están sujetos a esta Ley.
Los Principios Generales de la
Ley 1178 se pueden resumir en:
·
Aplicación del enfoque sistémico a la Administración del Estado.
·
Integración entre los Sistemas de administración y Control, dicha
integración se concreta en el Proceso de Control Interno que es parte de la
Administración (incluido en los procedimientos y el plan de organización) y el
Control Interno como Actividad posterior a la Ejecución.
·
Responsabilidad por la Función Pública, buscando que los Servidores Públicos
no sólo sean responsables de los aspectos formales de la Gestión, sino también
de los Resultados de la misma.
La ley 1178 en su concepción es
una Ley marco que no Norma procedimientos ni técnicas particulares, dejando
estas para su reglamentación en Normas Básicas y Especificas.
2.2.2. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO
En la Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia (2009),
menciona que la Función de la Contraloría General del Estado es la siguiente:
Artículo
213.
I.
La Contraloría General del Estado es la Institución Técnica que ejerce la
función de Control de la Administración de las Entidades Públicas y de aquellas
en la que el Estado tenga participación o interés Económico. La Contraloría
está facultada para determinar Indicios de Responsabilidad Administrativa,
Ejecutiva, Civil y Penal; tiene Autonomía Funcional, Financiera, Administrativa
y Organizativa.
II. Su Organización,
Funcionamiento y Atribuciones, que deben estar fundados en los Principios de
Legalidad, Transparencia, Eficacia, Eficiencia, Economía, Equidad, Oportunidad
y Objetividad, se determinarán por la Ley.
Artículo
217.
I.
La Contraloría General del Estado será responsable de la Supervisión y del
Control Externo Posterior de las Entidades Públicas y de aquellas en las que tenga
participación o interés económico el Estado. La Supervisión y el Control se
realizarán asimismo sobre la adquisición, manejo y disposición de Bienes y
Servicios estratégicos para el Interés Colectivo.
II.
La Contraloría General del Estado presentará cada año un Informe sobre su Labor
de Fiscalización del Sector Público a la Asamblea Legislativa Plurinacional.
2.2.3. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Contraloría General del Estado de Bolivia (2012),
indica que el Sistema de Control Gubernamental Interno de cada Entidad Pública
tiene por Objetivos Generales promover el acatamiento de las Normas Legales;
proteger sus Recursos contra irregularidades, fraudes y errores; asegurar la
Obtención de Información Operativa y Financiera, Útil, Confiable y Oportuna;
promover la eficiencia de sus Operaciones y Actividades; y lograr el
cumplimiento de sus planes, Programas y Presupuestos en concordancia con las
Políticas prescritas y con los Objetivos y metas propuestas.
Está
compuesto por el Control Interno Previo y el Control Interno Posterior a cargo
de los Responsables Superiores y la Auditoría Interna.
2.2.4. SISTEMA DE CONTROL EXTERNO POSTERIOR
La
Contraloría General del Estado de Bolivia indica que el Sistema de Control Gubernamental
Externo Posterior respecto a las Entidades Públicas tiene por Objetivos
generales aumentar la eficacia de los Sistemas de Administración y Control
Interno; mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del
Sistema de Información Gerencial, incluyendo los Registros Contables u
operativos y los Estados Financieros; contribuir al incremento del grado de
Economía y Eficiencia de la operaciones; e informar a las Autoridades
competentes, cuando fuere el caso, sobre los resultados de las Auditorías
realizadas, a fin de facilitar el cumplimiento de las Acciones Administrativas
o Judiciales que sean pertinentes.
2.2.5. DECRETO SUPREMO N° 0181 NORMAS BÁSICAS DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
El Sistema de
Administración de Bienes y Servicios es el conjunto de Normas de carácter
Jurídico, Técnico y Administrativo que regula la contratación de Bienes y Servicios,
el manejo y la disposición de Bienes de las Entidades Públicas, en forma
interrelacionada con los Sistemas establecidos en la Ley N° 1178, de 20 de
julio de 1990, de Administración y Controles Gubernamentales.
Está compuesto por los
siguientes subsistemas:
a)
Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios,
que comprende el conjunto de Funciones, Actividades y Procedimientos
Administrativos para adquirir Bienes, contratar Obras, Servicios Generales y de
Consultoría;
b)
Subsistema de Manejo de Bienes,
que comprende las Funciones, Actividades y Procedimientos relativos al manejo
de Bienes;
c)
Subsistema de Disposición de Bienes,
que comprende el conjunto de Funciones, Actividades y Procedimientos relativos
a la Toma de Decisiones sobre el destino
de los Bienes de Uso, de Propiedad de la
Entidad, cuando éstos no son ni serán utilizados por la Entidad Pública.
II)
A efectos de las presentes Normas de Administración de Bienes y Servicios, se
entiende por “Bienes y Servicios” a “Bienes, Obras, Servicios Generales y
Servicios de Consultoría”, salvo que se los identifique de forma expresa.
El artículo 2 de las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, indica como Objetivos de la Norma:
a)
Establecer los
Principios, Normas y condiciones que regulan los Procesos de administración de
Bienes y Servicios y las obligaciones y Derechos que derivan de estos, en el
marco de la Constitución Política del Estado y la Ley N° 1178;
b)
Establecer los
elementos esenciales de Organización, funcionamiento y de Control Interno,
relativos a la Administración de Bienes y Servicios.
CAPÍTULO III
MARCO PRÁCTICO
3.1.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
DE RESULTADOS
3.1.1. AMBIENTES
DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
a)
En la gestión 2017 la
Facultad de Derecho y Ciencias Políticas utilizaba el Sistema de Gestión
Pública (SIGEP), para generan los siguientes Registros y Estados
Financieros.
·
Balance
general y Estados de Recursos y gastos corrientes.
·
Estado
de flujo de efectivo.
·
Estado
de cambios en el patrimonio neto.
·
Estado
de ejecución presupuestaria de Recursos
·
Estado
de ejecución presupuestaria de gastos
·
Cuenta
ahorro – inversión – financiamiento
·
Nota
a los Estados Financieros
·
Estados
de cuenta
·
Comprobantes
de ejecución presupuestaria de gastos e ingresos
·
Mayores
de ejecución presupuestaria de gastos e ingresos.
·
Libro
de bancos
·
Libretas
bancarias de la cuenta CUT
Al efecto, se
ha verificado la integridad de los comprobantes de Ejecución Presupuestaria de Gastos,
donde se registra los desembolsos por la Compra de Activos Fijos en la gestión
2017.
Este sistema fue diseñado para cumplir los
siguientes Objetivos:
·
Gestión
de Recursos en un marco de absoluta transparencia
·
Generación
de Información útil oportuna y confiable
·
Promover
economía, eficiencia y efectividad de la gestión pública
·
Interrelacionar
los Sistemas de administración financiera con los Sistemas de Control Interno y
externo.
b)
Para
el registro de los Activos Fijos en la Facultad
de Derecho y Ciencias Políticas, se utilizan el Sistema de Control y Registro
de Activos Fijos “SCRAF”, cuyo Sistema procesa la Información relacionada a los
Activos fijos y las construcciones en Proceso.
c)
Principales
Prácticas y Principios contables aplicados en la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas, para la preparación de los registros y Estados Financieros son:
·
Los
Estados Financieros en la UMSA son elaborados de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Básicas del Sistema de Contabilidad
Gubernamental Integrada, aprobado mediante Resolución Suprema N° 222957 de 4 de
marzo de 2005, modificado en su artículo 40 con Resolución Suprema 227121 del
31 de enero de 2007.
·
La
Políticas contables más importantes aplicados por la UMSA son:
-
Plan
de cuentas del SIGEP
-
Matriz
del Plan Nacional de Desarrollo
-
Directrices
y clasificadores de formulación
presupuestaria
-
Reglamento
específico del Sistema de administración y Control gubernamental
·
Métodos
de valuación aplicados en la UMSA son:
-
Las
Depreciaciones de los Activos son determinados en base a la vida útil de los
bienes, utilizando el método de la línea recta empleando tasas de depreciación
calculado por el Sistema SCRAF.
-
La
actualización del Patrimonio son efectuados en función a la variación del
índice UFV´s
·
No
se conoce sobre cambios significativos en Políticas, Sistemas y procedimientos
Contables respecto de la gestión anterior, que haya surgido referente al Rubro
de los Activos Fijos.
3.1.2.
CARACTERÍSTICAS DE
INMUEBLES
Los principales Edificios con que
cuenta la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la UMSA son los
siguientes:
|
EDIFICIO
|
UBICACIÓN
|
SUPERFICIE
|
IMPORTE
|
|
EDIFICIO CENTRAL
|
EN PREDIOS DE LA MISMA FACULTAD DE DERECHO Y CS.
POLÍTICAS CALLE LOAYSA
|
4,535,08 m2
|
8.274.632,24.-
|
|
CASA SEDE II
|
CALLE JUAN DE LA RIVA, ZONA CENTRAL
|
410,00 mt2
|
558.348,69.-
|
3.1.3. PROGRAMA DE
TRABAJO
Para
realizar el presente trabajo de investigación se utilizó el siguiente PROGRAMA
DE TRABAJO, con sus respectivos objetivos:
Cuenta:
Activo Fijo
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN, fue aprobar las afirmaciones emitidas por la
gerencia para validar la Confiabilidad de los Registros y Ejecución
Presupuestaria del Rubro de Activos Fijos – Gestión 2017, de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la UMSA,
las
afirmaciones son las siguientes:
|
1.
|
|
Existencia
|
|
Los Edificios de uso expuestos en el
Balance General de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, existen
físicamente.
|
|
2.
|
|
Integridad
|
|
En el Balance General de la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas se reflejan todos los
Activos Fijos Edificios
|
|
3.
|
|
Exactitud
|
|
Las Altas y bajas de los Edificios de uso se
encuentran debidamente autorizadas y registradas por cantidad y por cuenta en
los Estados Financieros correspondientes a su valor de Adquisición.
|
|
4.
|
|
Clasificación
|
|
El saldo del Rubro Edificios esta apropiadamente
descrito y clasificado de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
|
|
5.
|
|
Valuación
|
|
Los Edificios que están registrados son
actualizados sobre una base apropiada y
hacen los ajustes correctos para la disminución permanente en valor;
la Depreciación es debidamente cargada en los gastos de la gestión 2014.
|
|
6.
|
|
Propiedad
|
|
Los Edificios de uso son de propiedad UMSA.
|
Para el efecto se aplicaron los siguientes
Procedimientos de Auditoria:
|
Nº
|
PROCEDIMIENTOS
|
|
1.
|
Obtenga el Balance General y el Estado de Ejecución
Presupuestaria de Activos Fijos, Gestión 2017.
|
|
2.
|
Prepare una cedula sumaria de las Subcuentas de Activos sujetas a
análisis y verifique la consistencia de los saldos emitidos por el SCRAF.
|
|
3.
|
En base a los años de Vida Útil determinado por
Ley y/o Revaluó Técnico, efectué una Prueba Global de Depreciación y
Actualización del periodo. Para esto debe agruparse los bienes de acuerdo a
su vida útil y el periodo en el cual fueron adquiridos y debe procederse al análisis de la siguiente
manera:
a) En
base al Resumen del Inventario de los Bienes de uso pruebe la Confiabilidad
del cálculo de Depreciación y Actualización al 31/12/2017, aplicando el
porcentaje de la depreciación determinando por Ley y la actualización según
corresponda.
b) Obtenga
el Inventario de Bienes de Uso incorporados durante la Gestión 2017, pruebe
la confiabilidad del cálculo de la Depreciación y Actualización de los
Bienes, aplicando los porcentajes de Depreciación y Actualización, según
corresponda.
|
|
4
|
Verifique que en el Inventario de Bienes de uso al
31 de diciembre de 2017, incorpore la Integridad de los Bienes adquiridos
durante la gestión 2014, para comprobar esta afirmación debe cruzar con el
total del grupo 41100 (EDIFICIOS) de la Ejecución Presupuestaria.
|
|
|
Verifique el Derecho Propietario de la Entidad
sobre Bienes Inmuebles, tomando en cuenta lo siguiente:
a)
Solicite una relación
de los Inmuebles Edificación al 31/12/2017.
b)
Establezca el Derecho
Propietario que tiene la Entidad Sobre dichos Inmuebles, con testimonio o
Carnet de Propiedad asegurándose que se hallen debidamente inscritos a Nombre
de la UMSA, en Derechos Reales.
|
|
|
Obtenga Inventario de baja de Bienes de Uso y prepare
una Planilla de Análisis de transacciones con propósito de establecer que
hayan cumplido las formalidades Legales señaladas en el Decreto Supremo Nº
0181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
|
|
|
Verificar que los Activos Fijos estén
correctamente designados por un responsable.
|
|
|
Concluir sobre la Confiabilidad del Registro y
Estados Financieros del saldo del Rubro Activos Fijos y si ellos están o no
de acuerdo a Principios de Contabilidad Integrada.
|
|
|
Verificar la cobertura y vigencia de
Seguros de Activos Fijos ante posibles contingencias al 31/12/2017.
|
CAPÍTULO
IV
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
4.1.
CONCLUSIONES
De acuerdo con los Resultados del Trabajo de
investigación sobre la Confiabilidad de los Registros y Estados de Ejecución
Presupuestaria del Rubro de Activos Fijos de Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas, al 31 de diciembre de 2017, se concluye que:
ü La Información expuesta en los Registros y Estados Financieros de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la
UMSA, Rubro Activo Fijo, correspondiente a la Gestión 2017, son Confiables.
ü La UMSA cuenta
con un Sistema de Control Interno que proporciona Seguridad Razonable de que su
Personal aplica Procedimientos y Disposiciones Legales en la Ejecución de sus
Actividades permitiendo que las operaciones ejecutadas cuenten con el respaldo
necesario y suficiente; sin embargo, se identificaron algunas debilidades de
Control Interno, los cuales se han incluido en este Informe con sus respectivas
sugerencias. No obstante, se determinaron Deficiencias de Control
Interno, que se considera oportuno informar, para conocimiento y acción
correctiva inmediata por parte de los responsables de la Facultad de Derecho y
Ciencias Políticas.
4.1.1.
INMUEBLES SIN ASIGNACIÓN A
UN RESPONSABLE PARA SU CUSTODIA
En la revisión de los
Formularios de Incorporación se detectó que los Inmuebles de la Facultad de
Derecho y Ciencias Políticas no se encuentran asignados a un responsable para
su custodia; tal como se demuestra a continuación:
|
DA
|
PARTIDA
|
DESCRIPCIÓN
|
N° DE INMUEBLES SIN
ASIGNACIÓN
|
|
60
|
41100
|
CASA SEDE II (CALLE JUAN DE LA RIVA, ZONA CENTRAL)
|
1
|
De acuerdo al inciso c) del
numeral 5 Incorporación de Activos Fijos Inmuebles del Manual para el Manejo y
Disposición de Bienes, aprobado mediante Resolución HCU No. 425/2012 de 12 de
septiembre de 2012, “La asignación de responsabilidades sobre los bienes
Inmuebles se sujetará a lo siguiente:
i)
El Decano
responsable de todos los ambientes asignados a Dirección y Coordinación, el
Director de Carrera de todos los ambientes asignados a la Carrera, el Director
de Instituto de todos los ambientes asignados al Instituto.
ii)
En la
administración central, el señor Rector, vicerrector, secretario general,
secretario académico, director administrativo financiero, jefes de Departamento,
jefes de división, son responsables de los ambientes que tienen asignados estas
unidades.
La observación descrita se debe a que algunas Autoridades Superiores de la
Facultad de Derecho y Ciencias Políticas
no asumen esta responsabilidad por distintos motivos.
Esta situación, diluye
responsabilidad sobre el mantenimiento, reparación, mejoramiento y/o
rehabilitación de los inmuebles, así como del resguardo de los mismos ante
posibles daños fortuitos y/o hechos de la naturaleza.
R1. Recomendación
Recomendamos al Señor Rector, instruir en forma escrita a la Dirección
Administrativa Financiera y al Jefe de la División de Bienes e Inventarios que
en un plazo de 10 días hábiles a partir de la recepción del Presente Informe,
asignar la integridad de los Inmuebles a las Autoridades máximas del área
académica y administrativa de la Facultad de Derecho y Ciencia Políticas,
emitiendo un Informe a su autoridad de los casos no asignados.
4.1.2. REGISTRO DE ADICIONES EN EL INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES NO
ESPECIFICADOS NI CONSOLIDADOS AL VALOR DEL BIEN
El Inventario de Bienes Inmuebles que
refleja el Sistema de Control y Registro de Activos Fijos (SCRAF), si bien
registra las incorporaciones y/o adiciones que sufrieron los Edificios por
Mantenimiento, Reparación, Ampliación, Ajustes, etc., los mismos en algunos
casos no especifican a que Inmueble corresponde. En el Auxiliar de Edificios
emitido por el SCRAF, correspondientes a la Facultad de Derecho y Ciencias
Políticas muestra un saldo de gestiones
anteriores (1995) que no especifica a que Edificio corresponde dicho
movimiento, como se muestra en el siguiente cuadro:
|
AUXILIAR DE
EDIFICIOS DEL SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
|
||
|
Nº
|
PREDIOS DE LOS INMUEBLES DE LA FACULTAD DE
DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS
|
IMPORTE Bs.
|
|
1
|
SALDO 1995
|
50.829,93.-
|
|
2
|
CASA SEDE II (Calle Juan de la
Riva, Zona Central)
|
558.348,69.-
|
|
3
|
EDIFICIO CENTRAL (Loayza)
|
8.274.632,24.-
|
|
TOTAL GENERAL
|
8.832.980.93.-
|
|
De acuerdo al inciso a) del Art. 165° de
las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,
aprobado mediante Decreto Supremo Nº 0181 de 28/06/2009, el Registro de los
Activos Fijos debe considerar características del Bien Inmueble, consignando
superficie, Edificaciones, Instalaciones, así como la Historia de
Modificaciones, Ampliaciones o Reducciones que hubiera experimentado.
Las
observaciones mencionadas se originan debido a que el Sistema de Control y
Registro de Activos Fijos SCRAF, en su diseño no contempló Procedimientos para
llevar un auxiliar y/o historial donde se pueda apreciar las características de
los Inmuebles y los movimientos que han
sufrido cada uno de los Inmuebles en cuanto a Valores, Vida Útil, etc.
La
situación descrita, crea incertidumbre en la valuación de los Edificios;
asimismo no permite aplicar los Procedimientos de Auditoría para afirmar sobre
la Confiabilidad del registro de los mismos.
R2. Recomendación
Recomendamos
al Señor Rector, instruir en forma escrita
a la Dirección Administrativa Financiera
que en un plazo
de 10 días hábiles a partir de la recepción del Presente Informe, instruya:
Al Jefe
de la División de Bienes e Inventarios:
a) Instruya en forma escrita al responsable de la Administración del Sistema
SCRAF, incorpore Procesos que permitan visualizar en forma individual la Incorporación u
Adición de los Edificios así como su Historial, las Características, y los
movimientos que han sufrido cada uno de los Inmuebles en cuanto a Valores, Vida
Útil, Remodelaciones, Ampliaciones, Refacciones, etc.
b) El
Inventario de Inmuebles exponga un Valor Único para cada uno de los Edificios y
en forma desagregada refleje las características del Inmueble y los Valores
correspondientes.
4.2.
RECOMENDACIÓN
Sobre
la base de los resultados de la Investigación y con la finalidad de mejor el
Control Interno, se Recomienda al Señor Rector de la Universidad Mayor de San
Andrés, en cumplimiento a los Procedimientos establecidos, instruir en forma
escrita, a la Dirección Administrativa Financiera de la UMSA, como a los
Responsables de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas, tomar las acciones
correspondientes para subsanar e implantar las recomendaciones de Control
Interno reportadas en las Conclusiones del presente Trabajo de Investigación.
BIBLIOGRAFÍA
§ CENCAP
- CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
“Normas
de Auditoría Gubernamental”
§ CENCAP
- CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO.
“Sistema de Control Gubernamental General-PAPELES DE
TRABAJO”
§ CENTELLAS
RUBÉN-Auditoría Operativa “Un Instrumento de Evaluación Integral de la Empresa”
§ CHOQUE
MITA AUSBERTO, Auditoria Financiera, Pág. 34-35
§ CONSTITUCIÓN
POLÍTICA DEL ESTADO (Aprobada el 7 de febrero del 2009).
§ COLEGIO DE AUDITORES, Compendio de Normas de Auditoría.
§ CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, “Guía
De Auditoría Para El Examen de Confiabilidad de los Registros y Estados
Financieros”, de fecha 4/02/98,aprobado
con RESOLUCIÓN CGR-1/002/98
§ CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO - LEY Nº 1178
“Ley
de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales” del 20 de julio de
1990.
§ CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
“Normas de Auditoría Financiera”
§ CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, “Manual de Normas de
Auditoría Gubernamental”, La Paz, Bolivia, abril 2006.
§ CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
“Normas Generales de Auditoría Gubernamental”
·
CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO
"Guía
de Auditoría para el Examen de Confiabilidad de los Registros
Estados Financieros”
§ CONVENIO, Departamento de Auditoría Interna y la Carrera
de Contaduría Pública de la UMSA (16/12/04).
§ DECRETO SUPREMO 23215 REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LAS
ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
§ DECRETO SUPREMO 23318-A REGLAMENTO DE LA RESPONSABILIDAD
POR LA FUNCIÓN PÚBLICA
§ DECRETO SUPREMO N° 0181 NORMAS BÁSICAS DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
§ GUÍA
PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DEL CONTROL INTERNO
§ GUÍA
DE AUDITORÍA PARA EL EXAMEN DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y ESTADOS
FINANCIEROS de fecha 4/02/98,aprobado con
ResoluciónCGR-1/002/98
§
MINISTERIO DE ECONOMÍA
Y FINANZAS PÚBLICAS, VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
FISCAL,(Clasificador por Objeto del Gasto, Pág.57)
§ NORMAS
PARA EL EJERCICIO DE AUDITORÍA INTERNA
§ NORMAS
GENERALES Y BÁSICAS DE CONTROL INTERNO
§ NORMAS
BÁSICAS DEL SISTEMA DE PRESUPUESTOS
§ NORMAS
BÁSICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA
§ NORMAS
BÁSICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, Decreto Supremo N°
0181
§ PRINCIPIOS,
NORMAS GENERALES Y BÁSICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
§ RESOLUCIÓN
H.C.U. 118/2011
§ REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y
SERVICIOS, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA UMSA
§ REGLAMENTO DE LA RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PÚBLICA,
Decreto Supremo 23318-a
§ SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
§ UNIVERSIDAD
MAYOR DE SAN ANDRÉS, “Estatuto Orgánico
de la Universidad Mayor de San Andrés aprobado por el 1er Congreso Interno de
la UMSA”, octubre de 1988.
§ UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS, Manual de Organización
de Funciones de la Unidad de Administración Financiera, Edición 2008.
§ UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS, Plan
Estratégico Institucional (PEI) de la UMSA2012-2016.
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